Verifica que tus CFDI de nómina estén correctamente calculados y no presenten diferencias.
¿Tienes la certeza de que tus CFDI de nómina se están generando y calculando correctamente?
Muchas empresas confían en que, por utilizar un sistema de nómina y timbrar sus recibos, toda la información es correcta. Sin embargo, una versión desactualizada, parámetros incorrectos o cambios realizados en la configuración pueden provocar diferencias en los cálculos y en los CFDI emitidos.
Por eso, una pregunta importante que debes hacerle a tu contador o responsable de nómina es:
¿Estamos revisando correctamente los CFDI de nómina y sus posibles diferencias?
¿Por qué debes revisar tus CFDI de nómina?
Los CFDI de nómina contienen información relevante sobre los pagos realizados a los trabajadores, como percepciones, deducciones, retenciones de ISR y subsidio para el empleo.
Si alguno de estos datos se calcula o registra incorrectamente, podrían generarse diferencias entre:
- Los recibos entregados a los trabajadores.
- La información registrada en el sistema de nómina.
- Los CFDI timbrados.
- Los datos utilizados para preparar las declaraciones.
- La información que tiene registrada el SAT.
Por ello, no basta con emitir los recibos. También es necesario comprobar que los cálculos y los datos contenidos en los CFDI correspondan con la nómina realmente pagada.
Una versión desactualizada puede generar diferencias
Las disposiciones fiscales y los procedimientos para calcular determinados conceptos pueden cambiar. Cuando esto sucede, el sistema de nómina debe estar preparado para aplicar las reglas vigentes.
Un ejemplo es el subsidio para el empleo. A partir del 1 de mayo de 2024 entró en vigor un nuevo procedimiento que sustituyó el esquema anterior basado en tablas por una cuota calculada conforme al valor mensual de la UMA. Este mecanismo ha tenido actualizaciones posteriores, por lo que es indispensable utilizar los parámetros correspondientes al periodo que se procesa.
Si una empresa continúa trabajando con una versión anterior de su sistema o no instala las actualizaciones necesarias, podría utilizar valores o procedimientos que ya no corresponden.
En el caso de Aspel NOI, es importante trabajar con NOI 11 y mantener instalados los reinstalables vigentes para contar con la configuración actualizada del subsidio para el empleo.
La configuración también debe revisarse
Tener la versión más reciente no garantiza por sí mismo que todos los recibos se calculen correctamente.
Los parámetros, fórmulas, percepciones y deducciones pueden modificarse dentro del sistema. Una configuración equivocada, incompleta o alterada sin autorización puede afectar los resultados de la nómina.
Entre los aspectos que conviene revisar se encuentran:
- La versión y el reinstalable del sistema.
- Los parámetros generales de la nómina.
- Las tablas y los valores vigentes.
- Las fórmulas utilizadas para calcular percepciones y deducciones.
- El cálculo del ISR.
- La aplicación del subsidio para el empleo.
- Los importes reflejados en los CFDI timbrados.
- La correspondencia entre la nómina calculada, pagada y declarada.
Cualquier modificación importante debe estar documentada y ser realizada por personal autorizado.
¿Qué diferencias pueden presentarse?
Una versión desactualizada o una configuración incorrecta podría ocasionar situaciones como:
- Cálculos equivocados del ISR.
- Aplicación incorrecta del subsidio para el empleo.
- Diferencias entre los recibos y los CFDI timbrados.
- Importes distintos entre el sistema y la información declarada.
- Percepciones o deducciones configuradas incorrectamente.
- Datos fiscales que no corresponden con el periodo procesado.
Estas diferencias pueden pasar inadvertidas si la empresa se limita a generar y timbrar los recibos sin realizar una revisión posterior.
No te confíes solamente en el sistema
Un sistema de nómina es una herramienta que facilita los cálculos y el cumplimiento de las obligaciones, pero sus resultados dependen de que se encuentre actualizado y correctamente configurado.
Por eso, es recomendable establecer una revisión periódica que permita comparar los cálculos del sistema con los CFDI emitidos y la información registrada ante el SAT.
Esta revisión debe formar parte del control habitual de la nómina y no realizarse únicamente cuando aparezca un problema.
¿Cómo prevenir diferencias en los CFDI de nómina?
Para reducir el riesgo de errores, considera estas acciones:
- Mantén actualizado tu sistema de nómina.
- Instala los reinstalables vigentes antes de procesar el periodo correspondiente.
- Revisa los parámetros cuando existan cambios fiscales.
- Evita modificaciones realizadas por personas no autorizadas.
- Compara periódicamente la nómina calculada con los CFDI timbrados.
- Verifica los importes de ISR y subsidio para el empleo.
- Solicita a tu contador que revise cualquier diferencia detectada.
- Conserva un respaldo antes de realizar actualizaciones o cambios importantes.
Revisa tus CFDI antes de que las diferencias se acumulen
No des por hecho que tus CFDI de nómina son correctos solamente porque fueron timbrados.
Una revisión periódica puede ayudarte a identificar versiones desactualizadas, configuraciones incorrectas y diferencias en los cálculos antes de que afecten varios periodos.
¿Quieres conocer una herramienta que te ayude a revisar tus CFDI de nómina y detectar posibles diferencias?
Escribe FISCAL en los comentarios o envíame un mensaje por WhatsApp al 272 148 1104.
Soy Jorge Abel García, Estratega en Sistemas Administrativos, y con gusto puedo mostrarte cómo Siigo Fiscal puede ayudarte a revisar tu información.
Si de expertos aprendes, en experto te conviertes.
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