Checklist mensual de CFDI: 10 validaciones clave antes de presentar una declaración.
Descargar los CFDI del SAT no significa que toda la información esté lista para registrarse en la contabilidad o utilizarse al preparar una declaración.
Un CFDI puede haber sido cancelado después de su recepción, sustituido por otro comprobante, contener un uso de CFDI que requiere revisión o estar relacionado con una operación PPD cuyo complemento de pago aún no ha sido emitido.
Por esta razón, la validación de CFDI debería formar parte del proceso mensual de contadores, despachos contables y responsables de la información fiscal de una empresa.
Implementar un checklist permite establecer puntos de control antes del cierre contable y la presentación de declaraciones.
A continuación, te comparto 10 validaciones de CFDI que conviene revisar antes de declarar.
¿Por qué es importante validar los CFDI antes de declarar?
La contabilidad y la información disponible para la autoridad fiscal deben analizarse de forma conjunta.
Actualmente, una gran cantidad de información relacionada con las operaciones de una empresa se encuentra contenida en los CFDI.
Entre otros datos, un comprobante puede incluir:
- RFC del emisor y receptor.
- Régimen fiscal.
- Uso del CFDI.
- Método de pago.
- Forma de pago.
- Impuestos trasladados.
- Objeto de impuesto.
- Relaciones entre CFDI.
- Información de complementos de pago.
El problema es que descargar un CFDI no equivale a validar su información.
Un proceso mensual de revisión puede ayudar a detectar inconsistencias antes del cierre contable y determinar si es necesario solicitar una aclaración, corregir un registro o analizar una operación con mayor detalle.
1. Verifica el régimen fiscal del receptor
La primera validación consiste en revisar el régimen fiscal del receptor indicado en los CFDI recibidos.
Este dato debe corresponder con la información fiscal aplicable al contribuyente.
Una buena práctica es comparar periódicamente la información utilizada para la emisión de CFDI con la Constancia de Situación Fiscal vigente.
Si existe una diferencia, es recomendable analizar el comprobante antes de utilizarlo en los procesos contables y fiscales.
¿Qué debes revisar?
Verifica principalmente:
- RFC del receptor.
- Nombre o razón social.
- Código postal fiscal.
- Régimen fiscal.
Estos datos forman parte de la información relevante del CFDI 4.0.
2. Revisa CFDI cancelados de periodos anteriores
Uno de los errores que puede pasar desapercibido ocurre cuando un CFDI es registrado en la contabilidad y posteriormente es cancelado.
El comprobante pudo estar vigente cuando se recibió y registró.
Sin embargo, su estatus puede cambiar después.
Por ello, no siempre es suficiente validar un CFDI únicamente en el momento de su recepción.
Buena práctica
Realiza una revisión periódica del estatus de los CFDI correspondientes a meses anteriores.
Si identificas un comprobante cancelado, revisa:
- La fecha de cancelación.
- La operación relacionada.
- El registro contable.
- Las declaraciones en las que pudo haberse considerado.
- Si existe un CFDI sustituto.
Detectar oportunamente estas situaciones facilita su análisis.
3. Identifica los CFDI sustituidos
Cuando un proveedor detecta un error en un comprobante, puede cancelar el CFDI original y emitir uno nuevo.
En estos casos es importante identificar correctamente la relación entre ambos comprobantes.
El riesgo operativo aparece cuando la contabilidad conserva el CFDI original y no se actualiza el registro con la información del nuevo comprobante.
¿Qué debes validar?
Revisa:
- UUID del CFDI original.
- Estatus del comprobante.
- CFDI relacionado.
- UUID del comprobante sustituto.
- Registro contable correspondiente.
El objetivo es que el documento utilizado en el proceso contable corresponda con el comprobante vigente relacionado con la operación.
4. Confirma los complementos de pago de facturas PPD liquidadas
Las operaciones emitidas con método de pago PPD, Pago en Parcialidades o Diferido, requieren un seguimiento diferente.
Cuando una factura PPD es liquidada, es necesario revisar la emisión del Complemento para Recepción de Pagos, conocido también como REP o complemento de pago.
Un error frecuente consiste en registrar el pago y considerar terminada la operación sin verificar la existencia del complemento correspondiente.
Checklist para facturas PPD pagadas
Confirma:
- Que la factura fue efectivamente pagada.
- La fecha del pago.
- El importe liquidado.
- La existencia del complemento de pago.
- La relación entre el REP y la factura.
- Los importes reportados en el complemento.
El seguimiento de los REP debería formar parte del cierre mensual.
5. Controla las facturas PPD con saldo pendiente
No todas las facturas PPD se encuentran totalmente pagadas.
Algunas pueden tener pagos parciales o conservar un saldo pendiente.
Por esta razón, es importante mantener un control de los comprobantes PPD y los pagos relacionados.
¿Qué debes revisar?
Identifica:
- Importe original de la factura.
- Pagos recibidos o realizados.
- Complementos de pago emitidos.
- Saldo pendiente.
- Impuestos relacionados con los pagos.
Este control permite analizar correctamente las operaciones conforme se realizan los pagos.
Una buena práctica consiste en generar periódicamente un reporte de facturas PPD con saldo pendiente.
6. Valida el uso del CFDI
El campo Uso del CFDI indica el destino fiscal relacionado con el comprobante.
Entre las claves conocidas se encuentran, por ejemplo:
- G01: Adquisición de mercancías.
- G03: Gastos en general.
- D01: Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios.
La clave indicada debe analizarse considerando la naturaleza de la operación.
Buena práctica
Antes de contabilizar una factura de gastos u honorarios, revisa que el uso indicado corresponda con la operación realizada.
No se trata únicamente de verificar que el CFDI tenga información.
El objetivo es analizar si los datos corresponden con la realidad de la operación.
7. Compara la forma de pago con tus registros
La Forma de Pago del CFDI debe revisarse junto con la información financiera y contable disponible.
Entre las formas de pago se encuentran:
- Efectivo.
- Transferencia electrónica.
- Tarjeta.
- Cheque.
- Por definir.
Una buena práctica es comparar esta información con:
- Estados de cuenta.
- Pólizas contables.
- Registros de tesorería.
- Comprobantes de pago.
Si existe una diferencia, conviene analizar la operación.
Ejemplo
Si un CFDI indica pago mediante transferencia electrónica, pero no se identifica la operación correspondiente en los registros bancarios, es recomendable revisar el caso.
La conciliación ayuda a detectar inconsistencias.
8. Segrega las facturas PUE pagadas en efectivo
Las facturas emitidas con método de pago PUE, Pago en una sola exhibición, también requieren puntos de control.
Especialmente cuando la forma de pago indicada es efectivo.
Una buena práctica consiste en identificar estas operaciones y analizarlas dentro del flujo de efectivo de la empresa.
¿Qué puedes revisar?
- Fecha de emisión.
- Importe.
- Forma de pago.
- Registro en caja.
- Póliza contable.
- Evidencia de la operación.
Segregar estas operaciones facilita su análisis y conciliación.
9. Revisa el objeto de impuesto de cada concepto
El campo Objeto de Impuesto del CFDI 4.0 indica el tratamiento relacionado con los impuestos de cada concepto.
Este es uno de los puntos más técnicos de la validación de CFDI porque la información se encuentra a nivel de concepto dentro del XML.
Dependiendo del comprobante, pueden encontrarse claves relacionadas con conceptos que son o no objeto de impuesto.
¿Por qué debe revisarse?
Porque la información del concepto y los impuestos relacionados deben ser consistentes.
Una buena práctica consiste en validar el objeto de impuesto antes de utilizar el CFDI dentro del proceso contable.
La revisión manual puede ser complicada cuando una empresa maneja cientos o miles de comprobantes.
Por ello, es conveniente establecer reportes o herramientas que faciliten la identificación de posibles inconsistencias.
10. Verifica el objeto de impuesto en los complementos de pago
La última validación está relacionada con los complementos de pago.
Además de revisar que el REP exista y corresponda con la factura, es recomendable analizar la información fiscal incluida en el comprobante.
Esto puede requerir revisar los datos contenidos en el XML.
Buena práctica
Verifica que los comprobantes de pago reflejen correctamente la información relacionada con los impuestos de la operación.
Cuando existe un volumen elevado de CFDI, realizar esta revisión manualmente puede consumir una cantidad importante de tiempo.
La automatización de reportes puede facilitar la identificación de casos que requieren una revisión más profunda.
Checklist mensual de CFDI antes de declarar
Antes de presentar una declaración, considera revisar los siguientes puntos:
- Régimen fiscal del receptor.
- CFDI cancelados.
- CFDI sustituidos.
- Facturas PPD liquidadas y sus complementos de pago.
- Facturas PPD con saldo pendiente.
- Uso del CFDI.
- Forma de pago.
- Facturas PUE pagadas en efectivo.
- Objeto de impuesto.
- Información fiscal de los complementos de pago.
El objetivo del checklist no es sustituir el criterio profesional del contador.
Su función es establecer un proceso de control que permita identificar operaciones que requieren atención.
Validar, corregir, conciliar y declarar
Un proceso mensual de revisión de CFDI puede resumirse en cuatro pasos:
Validar.
Identificar posibles inconsistencias en los comprobantes.
Corregir.
Analizar cada caso y realizar las acciones correspondientes cuando sean necesarias.
Conciliar.
Comparar la información fiscal con los registros contables, estados de cuenta y documentación de las operaciones.
Declarar.
Preparar las obligaciones fiscales utilizando información previamente revisada.
La clave está en convertir la validación de CFDI en un proceso mensual y no en una actividad realizada únicamente cuando aparece un problema.
Conclusión
Los CFDI contienen una gran cantidad de información que puede influir en los procesos contables y fiscales de una empresa.
Descargarlos es solo el primer paso.
Revisar su estatus, relaciones, método de pago, forma de pago, uso y datos relacionados con los impuestos permite fortalecer el control de la información.
Implementar un checklist mensual de validación de CFDI puede ayudar a los contadores y empresas a detectar oportunamente situaciones que requieren atención.
Recuerda el proceso:
Validar. Corregir. Conciliar. Declarar.
Ahora quiero conocer tu experiencia:
¿Cuál de estas 10 validaciones de CFDI ya realizas cada mes y cuál todavía no forma parte de tu proceso contable?
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